Während der Projektdurchführung erhält der Produktmanager eine Anfrage für eine neue Produktfunktion vom umsatzstärksten Kunden des Unternehmens. Das Team schätzt den Arbeitsaufwand auf drei Tage.
Was sollte der Projektmanager tun?

• A. Analysieren Sie, ob die neue Funktion in den nächsten Sprint integriert werden kann.
• B. Den aktuellen Sprint beschleunigen, um die neue Funktionsanfrage zu berücksichtigen.
• C. Starten Sie sofort einen neuen Sprint für das neue Feature.
• D. Einen neuen parallelen Sprint für das neue Feature erstellen.

Ein Projektmanager leitet ein Team, das agile Methoden anwendet. Während eines Sprints wendet sich ein Stakeholder mit der Bitte um eine kleinere funktionale Änderung an ein Teammitglied.
Was sollte das Teammitglied tun?

• A. Leiten Sie die Anfrage zur Diskussion und Bewertung an den Produktinhaber weiter.
• B. Der Anfrage sollte umgehend nachgekommen werden, da sie nur geringe Auswirkungen hat.
• C. Melden Sie die Änderungsanforderung dem Projektmanager und holen Sie dessen Rat ein.
• D. Bringen Sie die Anfrage während des täglichen Koordinierungstreffens zur Teambesprechung zur Sprache.

Modernisierung der Patientenakten im Krankenhaus – Fallstudie
Ein Projektmanager leitete ein Projekt zur Modernisierung der Patientenakten in einem Krankenhaus mit einem Budget von 5 Millionen US-Dollar und einer Laufzeit von 18 Monaten. An dem Projekt waren zahlreiche Interessengruppen beteiligt, darunter medizinisches, administratives und IT-Personal, Vorstandsmitglieder, Patienten, Versicherungen, externe Dienstleister, Aufsichtsbehörden und Gewerkschaftsvertreter.
Das Stakeholder-Management war komplex und eine große Herausforderung für den Projektmanager, aber entscheidend für den Projekterfolg. Zu Projektbeginn führte der Projektmanager eine Stakeholder-Analyse durch und erstellte anhand der gewonnenen Informationen eine Macht-/Interessen- und eine Einfluss-/Auswirkungsmatrix. Die Analyse ergab, dass die Mitglieder des Krankenhausvorstands und die Aufsichtsbehörden zwar über hohe Macht, aber nur moderates Interesse verfügten, während das medizinische Personal (Ärzte und Pflegekräfte) sowohl hohen Einfluss als auch eine große Auswirkung auf das Projekt hatte. Die Verwaltungsmitarbeiter zeigten hohes Interesse, aber geringere Macht, während Patienten und Versicherungen moderates Interesse und unterschiedlichen Einfluss hatten. Basierend auf der Analyse entwickelte der Projektmanager eine Stakeholder-Einbindungsstrategie, die Erwartungen, Kommunikationspräferenzen und Einflussgrade in einem Stakeholder-Register dokumentierte. Zusätzlich erstellte er ein RACI-Diagramm (Verantwortlich, Rechenschaftspflichtig, Konsultiert, Informiert), um Rollen und Verantwortlichkeiten darzustellen, und legte Kommunikationskanäle und -frequenzen für jede Stakeholdergruppe, ein Eskalationssystem und ein Feedbacksystem für kontinuierliches Stakeholder-Feedback fest.
Um die Modernisierung der Patientenakten umzusetzen, erkannte der Projektmanager, dass die medizinischen Fachkräfte ihre täglichen Arbeitsabläufe anpassen mussten. Um den Veränderungsprozess für diese Beteiligten zu erleichtern, richtete der Projektmanager einen klinischen Beirat ein und ernannte abteilungsspezifische Ansprechpartner.
„Champions“ bildeten Fokusgruppen zur Anforderungserhebung, starteten ein Schulungsprogramm und entwickelten Leistungskennzahlen (KPIs) zur Messung der Zufriedenheit.
Während der Projektdurchführung traten mehrere Herausforderungen auf. Die Ärzte äußerten Bedenken hinsichtlich der Auswirkungen des Systems auf die Patientenversorgung, die Pflegegewerkschaft bemängelte die Arbeitsbelastung, die IT-Abteilung stieß an Ressourcenengpässe, die Versicherungen forderten zusätzliche Funktionen und die Verwaltung sorgte sich um die Datensicherheit. Der Projektmanager reagierte auf diese Herausforderungen, indem er die Häufigkeit der Stakeholder-Meetings erhöhte, ein Change-Management-Programm implementierte, ein Beta-System für Stakeholder-Tests erstellte, Notfallpläne für verschiedene Stakeholder-Szenarien entwickelte und einen Prozess zur Problemlösung etablierte.
Trotz dieser Maßnahmen benötigte das medizinische Personal zusätzliche Schulungen, was zu einem Antrag auf zweimonatige Verlängerung und eine Budgeterhöhung von 10 % führte. Der Vorstand genehmigte dies, um eine hohe Akzeptanz und Zufriedenheit der Mitarbeiter zu gewährleisten. Das Projekt trug dazu bei, neue Best Practices für das Stakeholder-Management im Projektmanagementbüro (PMO) der Organisation zu etablieren. Die dokumentierten Erkenntnisse dienen als Referenz für zukünftige Projekte ähnlicher Größenordnung und Komplexität.
Wie sollte der Projektmanager die Anforderungen der Aufsichtsbehörden an die mit diesem Projekt verbundenen Gesundheitsdaten handhaben?
(Siehe die Fallstudienübersicht zur Modernisierung der Patientenakten im Krankenhaus.)

• A. Regelmäßige Compliance-Prüfungen durchführen und die laufende Einhaltung dokumentieren.
• B. Regulatorische Bedenken während des Projekts ansprechen und bei Projektabschluss darüber berichten.
• C. Kontaktieren Sie die Aufsichtsbehörde, um vorläufige Konformitätsberichte einzureichen.
• D. Beauftragen Sie die Rechtsabteilung mit der Bearbeitung von Angelegenheiten der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.

'Eine Organisation unterzieht ihr eine umfassende Budgetüberarbeitung. Der Projektmanager versammelt die Beteiligten, um die Situation zu besprechen, da einige Projekte noch laufen und betroffen sein könnten.
Welche zwei Maßnahmen sollte der Projektmanager ergreifen? (Wählen Sie 2 aus)

• A. Die Risikoschwellenwerte des Projekts an Budgetänderungen anpassen.
• B. Führen Sie eine erneute Risikobewertung durch und quantifizieren Sie die Minderungsmaßnahmen.
• C. 0 Die Beteiligten sollen über die Beendigung der laufenden Projekte diskutieren.
• D. Die Beteiligten werden gebeten, etwaige Budgetlücken zu schließen.
• E. Aktualisieren Sie das Risikoregister und planen Sie neue Reaktionsstrategien.

Während der Ausführungsphase eines Projekts wird eine neue Verordnung veröffentlicht. Ein Fachexperte aus dem Projektteam kontaktiert den Projektmanager und teilt ihm mit, dass die neue Verordnung erhebliche Auswirkungen auf die Projektabwicklung haben könnte.
Was sollte der Projektmanager tun?

• A. Das KMU wird aufgefordert, eine umfassende Folgenabschätzung der Verordnung zu erstellen und diese dem Projektträger zur Verfügung zu stellen.
• B. Vereinbaren Sie umgehend ein Treffen mit dem KMU und dem Kunden, um die Auswirkungen der neuen Verordnung zu bewerten.
• C. Verteilen Sie die Informationen über die neue Verordnung an alle Beteiligten und bitten Sie um Feedback.
• D. Die Übereinstimmung der Projektergebnisse mit den Vorschriften prüfen, um die nächsten Schritte einzuleiten.